Chief of Staff – mijn eerste aanspreekpunt

1. Wat was het probleem?

Geen groot probleem, meer handig. En in deze omgeving hoort iemand met overzicht er gewoon een beetje bij. In de ochtend liep ik van alles langs: diverse mailboxen en plekken met interactie.

2. Wat is de oplossing?

Leest de agenda van morgen, maakt een ochtendoverzicht en houdt losse eindjes bij.

De bot heeft ook een eigen mailadres. Dat gebruik ik voor aanmeldingen en nieuwsbrieven, zodat mijn eigen inbox rustig blijft. Iedere bot heeft zijn eigen taak, en dingetjes die nog niet belegd zijn, regel ik hier. Ook maakt hij nieuwe bots voor me aan en geeft hij ze instructies, zodat ze zich aan de algemene afspraken houden.

Zo ziet een gesprek eruit

Het eerste gesprek, op 26 augustus. Mijn berichten staan er bijna letterlijk, de antwoorden van de bot in het kort.

22:06, bot: stelt zich voor en wil de agenda van morgen ophalen voor een ochtendoverzicht. Vraagt eerst om Google Agenda en Gmail te koppelen, zodat ook de mail van de nacht erin komt.

Ik: koppel Agenda en Gmail via de kaartjes in de chat. Bot: zet de koppelingen klaar en haalt de agenda op zodra ik ben ingelogd.

Ik: "Kun je ook met YouTube werken? Ik wil een bot die mijn abonnementen samenvat." Bot: er is geen YouTube-koppeling, maar via zijn browser kan het wel. Vraagt me daar één keer in te loggen.

Ik: log in op YouTube. Bot: maakt een routine: elke werkdag een ochtendoverzicht met agenda, mail van de nacht en nieuwe YouTube-video's.

Bot: geeft meteen het eerste overzicht: morgen een lege agenda, vooral nieuwsbrieven, een aangekondigde afschrijving, een bezorgd pakket en een nieuw gepubliceerde foto.

Het resultaat: elke werkdag om 6:24 een ochtendoverzicht.

3. Wat was ervoor nodig?

Een kwestie van een paar minuten, een kort gesprek. En af en toe een aanvulling.

4. Wat ging er goed?

Elke werkdag om 6:24 een ochtendoverzicht: agenda, mails die antwoord vragen, mails ter info, pakketten en deadlines. Hij heeft zo'n 38 vakbots aangemaakt en gebriefd (reizen, huis, hobby, financiën, analisten), regelt mailconcepten en uitzoekwerk, en heeft het aantal routineruns van alle bots samen onlangs teruggebracht van ongeveer 219 naar 33 per week.

5. Wat ging er niet goed?

Meldingen kwamen soms dubbel binnen, doordat meerdere controles hetzelfde meldden; die heb ik samengevoegd in het ochtendoverzicht. Inloggen bij Google via de browser van de bot lukt niet, dus alles loopt nu via de koppelingen. En één keer begreep hij een opdracht te smal (documenten voor één klant in plaats van voor het hele kantoor); na een korte correctie was het goed.

Voor wie handig?

Iedereen die meer dan een paar bots gebruikt, een volle agenda heeft of veel losse eindjes; ook gepensioneerden met veel vrijwilligerswerk.

Koppelingen

Agenda, Gmail en een eigen mailadres van de bot.

Welke toegangen heeft de bot?

Privé- en werkmail en -agenda, Google Drive, Docs en Sheets, TickTick (een map 'Bots' met een lijst per bot), Evernote, Homey en X (alleen lezen), plus een eigen bot-mailadres. Lezen mag; versturen, betalen, verwijderen of wijzigen alleen na mijn ja. Wachtwoorden nooit in de chat.

Welke bestanden zijn gedeeld?

Een eigen Drive-map voor zijn documenten en overzichten, en de hoofdmap 'Grok bots' met een map per bot.

Kosten en tijd per maand

Deze kost niet veel tijd.

Moeilijkheid

★★ – het begin is simpel, maar de afspraken voor alle bots en het beperken van routines vragen wat puzzelen.

Zo begin je zelf

Begin zoals in mijn eerste gesprek hierboven (bij "Zo ziet een gesprek eruit"): koppel je agenda en mail, en vraag om een ochtendoverzicht.

Status

Dagelijks in gebruik, sinds 26 augustus 2026.